Digitalisierung interner Prozesse: die WohnBau Westmünsterland eG und DocuSign
Digitalisierungsimpulse: Anwenderstory DocuSign
Noch bis vor wenigen Monaten war für viele Unternehmen der Begriff „Digitalisierung“ weit weg. Zu unkonkret, zu groß, zu anonym. Dann kam das Corona-Virus. Buchstäblich über Nacht mussten Arbeitsabläufe auch fernab von der bekannten Bürowelt funktionieren. So wurden unter Hochdruck erfolgreich und zum Teil recht pragmatisch Hürden genommen und digitale Lösungen gesucht, um die Arbeitsfähigkeit in den Unternehmen zu garantieren und vor allem zu verbessern. Besonders erfolgreich machte dies die WohnBau Westmünsterland eG.
Die Mitarbeiter waren bereits mit Digitalisierungsprojekten vertraut und suchten nach einer schnellen, sicheren und „gesunden“ Möglichkeit, Vertragsabschlüsse auch in Corona-Zeiten weiterzuführen. Dabei kam der entscheidende Tipp für DocuSign von der Telekom. Verträge einfach digital verwalten ist in diesen Zeiten ein enormer Vorteil.
Wie DocuSign eingeführt wurde, welche Erfahrung die WohnBau Westmünsterland eG mit Digitalisierung hat, dazu haben wir ein Gespräch mit Nicolas Brinckmann, Leiter der Vermietungsabteilung bei der WohnBau Westmünsterland eG in Borken, geführt.
Wie kamen Sie auf die Idee, Ihre bisherigen Abläufe zu optimieren und die digitale Lösung DocuSign einzusetzen? Gab es einen „Jetzt reicht’s!“-Moment?
Nicolas Brinckmann: Im Jahr 2018 haben wir ein großes Digitalisierungsprojekt bei der WohnBau-Gruppe beendet, welches das ECM-System Doxis4 eingeführt hat. Seitdem wird bei uns zunehmend digital gearbeitet, da die Langzeitarchivierung für alle relevanten Bereiche über Doxis4 abgebildet wird.
Viele Arbeitsprozesse wurden nun durch die Archivierung beendet. Wenn man dann einige hundert Mietverträge u. Ä. im Jahr archiviert, stellt man sich konsequenterweise die Frage, warum dieser Prozess nicht durchweg digital bearbeitet wird und ohne Medienbrüche auskommt. Im Jahr 2019 kamen wir daher zur Entscheidung, den digitalen Vertragsabschluss zu forcieren.
Parallel ergab sich über den Kontakt zur Telekom, dass wir einen neuen Austausch zum Thema Digitalisierung gefunden hatten. Der Besuch der DigitalX 2019 brachte uns dann zu der Lösung: DocuSign. Die Lösung überzeugte uns grundsätzlich direkt auf der Messe.
Durch den Ausbruch der Corona-Pandemie hatte ich dann den besagten „Jetzt reicht’s“-Moment. Wir hatten entschieden, die Kundencenter zu schließen. Als zuständiger Abteilungsleiter musste ich andere Möglichkeiten für schnelle, sichere und „gesunde“ Vertragsabschlüsse suchen. Also habe ich dann die bestehenden Kontakte zur Telekom aufgegriffen und im April konnten wir DocuSign bei der WohnBau-Gruppe einführen.
Wozu verwenden Sie DocuSign derzeit und wie lief der Arbeitsalltag dabei vorher ab?
Nicolas Brinckmann: Begonnen haben wir, DocuSign als zusätzliche Möglichkeit für den Abschluss von Mietverträgen einzusetzen. Gerade in der Neubauvermarktung setzen wir auf DocuSign, um einen schnellen und komfortablen Weg für unsere neuen Mieter anbieten zu können.
Der digitale Vertragsabschluss bot sich als Einstieg an, da wir mit einer digitalen Mieterakte, der digitalen Wohnungsabnahme sowie dem digitalen Interessentenmanagement nun digitale Systeme entlang der Prozesskette einsetzen.
Wo können Sie sich vorstellen, die Lösung darüber hinaus noch einzusetzen?
Nicolas Brinckmann: Inzwischen erfreut sich DocuSign im ganzen Unternehmen großer Beliebtheit. Weitere Fachabteilungen arbeiten gerade an der Einführung. Vom Bereich der Auftragsvergabe bis hin zur Unterschrift von Versammlungsprotokollen im Bereich der WEG (Wohneigentümergemeinschaft) ist DocuSign bereits verwendet worden.
Die Einführung lief dabei bislang problemlos, da sowohl die Kunden bzw. Dienstleister als auch die internen Mitarbeiter ein sehr einfaches System vorfinden, das gezielt durch den Prozess führt. Dabei hat man den jeweiligen Bearbeitungsstand immer transparent im Blick bzw. wird per Mail darüber informiert.
Ziel ist es nun, bei der WohnBau-Gruppe DocuSign flächendeckend – für alle geeigneten Vertragsarten – einzuführen. Anschließend werden wir eine Schnittstelle zu unserem ECM-System Doxis4 prüfen, so dass sämtliche Prozesse bezogen auf Vertragsabschlüsse effizienter abgebildet werden können.
Gab es Hürden und Herausforderungen bei der Umstellung von einem analogen auf einen digitalen Vertragslauf?
Nicolas Brinckmann: Wie bei vielen Digitalisierungsprojekten und -systemen ist die Entscheidungsfindung bzw. die Identifikation des geeigneten Systems der oftmals schwierigere Part.
Die Einführung lief dann erwartungsgemäß gut und es gab keine größeren Probleme. Das System arbeitet quasi „out of the box“ und war direkt einsatzfähig. Es liegt nun an der Prozessoptimierung und Identifikation von weiteren Einsatzmöglichkeiten, dieses System noch effizienter einzusetzen.
Verlassen wir das Thema DocuSign und tauchen stärker in den Bereich der Digitalisierung der Wohnungswirtschaft und speziell in Ihrem Unternehmen ein. Welche anderen Arbeitsabläufe haben Sie in Ihrem Unternehmen bereits digitalisiert?
Nicolas Brinckmann: Insgesamt haben wir bei der WohnBau-Gruppe bereits viele Digitalisierungsprojekte durchgeführt, so dass die digitale Transformation bereits stark voranschreitet. Aktuell haben wir in der Corona-Krise noch den digitalen Posteingang sowie den digitalen Rechnungsworkflow erfolgreich etabliert.
Die digitale Vermietung unserer Wohnungen haben wir – Corona-bedingt – auch weiter forciert. Der Einsatz von 360°-Besichtigungen soll nun gerade für die Neubauvermarktung zusätzliche Möglichkeiten in der Vermietung bieten. Auch hier wollen wir weiter den Service für unsere Kunden verbessern und ihnen die Möglichkeiten eröffnen, die Suche nach der geeigneten Wohnung noch komfortabler zu erleben.
Wir sehen uns insgesamt gut aufgestellt und wissen dennoch, dass der Weg der Digitalisierung noch nicht beendet ist. Es wird ein permanenter Prozess bleiben, dem wir offen gegenüberstehen.
Auf diesem Weg sind wir immer offen für Innovationen und technologische Entwicklungen. Ich bin mir sicher, dass durch die Telekom unsere Sichtweite noch vergrößert wird.
Das freut uns natürlich zu hören. Mit welchen Digitalisierungslösungen liebäugeln Sie derzeit denn noch? Und sehen Sie hier eine weitere Zusammenarbeit mit uns?
Nicolas Brinckmann: Der Fokus bleibt derzeit auf der Prozessoptimierung. Durch die aktuelle Pandemie arbeiten wir daran, weitere Kommunikationskanäle aufzubauen. Ein CRM-System erscheint daher eine sinnvolle Ergänzung. Die Problematik der Schnittstellen wird nun aber auch immer deutlicher – hier liegt nun strategisch unser Hauptfokus. Hier gilt es notwendige Abstimmungsgespräche zu führen, um dann das richtige System für die WohnBau-Gruppe zu identifizieren.
Dann gibt es weitere spannende Themen, die wir im Auge behalten wollen. Bei der schnelllebigen Digitalisierungslandschaft ist das mit unserer Unternehmensgröße nicht immer einfach. Daher sehen wir einen großen Vorteil in Netzwerken mit anderen Wohnungsunternehmen und erfahrenen Dienstleistern.
Die Telekom stellt für uns einen solchen Dienstleister dar, der auf einen großen Erfahrungsschatz zurückgreifen kann. Den Austausch empfinden wir als sehr fruchtbar. Durch diesen Austausch sind wir definitiv früher auf DocuSign gestoßen. Auch für die Zukunft versprechen wir uns, wertvolle Kontakte zu gewinnen. Alleine neben dem operativen Geschäft hätten wir nicht genügend Zeit, um permanent den Markt zu sondieren. Daher ist es gut, dass sich der Kontakt zur Telekom für diesen Bereich ergeben hat.
Blicken wir ein wenig weiter in die Zukunft. Wie ist Ihre persönliche Meinung: Wie sehr wird die Digitalisierung die Arbeitsprozesse in der Wohnungswirtschaft verändern? In welchen Bereichen wird dies besonders deutlich spürbar werden?
Nicolas Brinckmann: Das Kommunikationsverhalten und grundsätzlich die Kommunikation mit den Mietern hat sich in den letzten Jahren bereits spürbar geändert. Dieses wird durch den technologischen Wandel meines Erachtens auch in noch größerem Tempo geschehen. Was uns allen aus dem Privaten bekannt ist, treibt nun auch immer mehr in die dienstliche Kommunikation.
Daher werden Chat-, CRM- und weitere Kommunikationssysteme in der nächsten Zeit mit Priorität verfolgt werden. Die Wohnungswirtschaft wird sich darauf einstellen, dass der Kunde für verschiedene Anliegen auch unterschiedliche Kanäle zur Auswahl haben will.
Durch die vielfältigeren Kommunikationskanäle werden sich auch die Prozessebenen im Unternehmen anpassen müssen. Schnittstellen werden noch weiter an Bedeutung gewinnen und eins der zentralen Themen werden, damit medienbruchfrei und digital gearbeitet werden kann.
Dabei sollten wir die Komponente Mensch nicht vergessen. Die Personalentwicklung und interne Weiterbildungssysteme müssen darauf abgestimmt werden, dass immer neue Projekte zum Arbeitsalltag gehören und sich die Arbeitsabläufe permanent ändern bzw. angepasst werden. Hierbei werden ein zentrales Wissensmanagement und die Kooperation zwischen Wohnungsunternehmen weiter an Bedeutung gewinnen. Als Branche können wir signifikant schneller die Transformation gestalten – als Einzelunternehmen sind wir für viele Bereiche zu klein und mit zu wenig Ressourcen ausgestattet.
Wenn die Digitalisierung der Arbeitsprozesse vorangeschritten ist, wird zudem die digitale Technik Veränderungen beim Produkt erzeugen. Themen wie Smart Home, Smart Maintenance oder AAL stehen noch am Anfang in der Wohnungswirtschaft. Es wird sich auch zeigen müssen, welche Trends die Dienstleistung der Wohnungswirtschaft verbessern und in einem guten Kosten-Nutzen-Verhältnis stehen.
Hat sich durch die Corona-Krise etwas in Ihrer Bewertung der Rolle der Digitalisierung für die Wohnungswirtschaft geändert?
Nicolas Brinckmann: Meine Bewertung hat sich durch die Corona-Krise nicht grundlegend verändert. Sie hat uns vor Augen geführt, welche enormen Chancen und Vorteile die digitale Transformation ermöglicht. Gleichzeitig hat sie auch gezeigt, dass wir noch am Anfang dieser Transformation stehen und den Weg noch weiter gehen müssen.
Für viele kleine Digitalisierungsprojekte war sie aber ein Enabler. Es hat sich gezeigt, dass man mit Themen beginnen und dabei eine schnelle Lernkurve etabliert werden muss. Gar nicht zu beginnen, ist für unseren Wirtschaftsbereich ein größerer Fehler, als auf dem Weg der Digitalisierung einen Fehler durchleben zu müssen.
Weiterhin hat uns diese Pandemie gezeigt, wie risikofest wir bereits durch den digitalen Fortschritt als Wohnungsunternehmen geworden sind. Innerhalb weniger Tage haben wir Teile der Belegschaft ins Homeoffice gebracht und die Arbeit konnte remote durchgeführt werden.
Durch diesen Stresstest gehen wir bei der WohnBau gestärkt die nächsten Digitalisierungsvorhaben an. Daneben werden wir den Erfahrungsaustausch in der Branche weiter forcieren. Ich persönlich stehe einem Austausch immer offen gegenüber.
Wir, das Team der Wohnungswirtschaft Telekom, bedanken uns vielmals bei Herrn Brinckmann für die Zeit, die er sich für dieses Thema und uns genommen hat. Wir freuen uns auf viele weitere, spannende und erfolgreiche Projekte im Bereich der Digitalisierung der WohnBau Westmünsterland eG.
