Digitalisierung einfach erklärt
Digitalisierungsimpulse: Digitalisierung interner Geschäftsprozesse in der Wohnungswirtschaft
Vor 20 Jahren gab es den ersten Schub. In der Zwischenzeit nahm die Digitalisierung verschiedenster Bereiche Tempo auf – zwar unterschiedlich schnell, aber klar ist: Die Digitalisierung ist nötig. Konkrete digitale Lösungen machen bisherige interne Geschäftsprozesse beim Immobilienmanagement extrem effizient und effektiv.
Wenn in den Medien von Digitalisierung die Rede ist, dann ist zumeist neben mobilen Endgeräten und Netzausbau die Veränderung der Arbeitswelt gemeint. Und natürlich verändern neue technologische Möglichkeiten die Arbeitsformen und Prozesse des Immobilienmanagements.
Der erste Schritt wurde bereits 1998 getätigt
Einen großen Digitalisierungsschritt erfuhr das Immobilienmanagement dabei bereits vor rund 20 Jahren, als das Internetportal Immobilienscout 24 gegründet wurde. Zweifelte damals mancher Skeptiker daran, dass Mietinteressenten auf den samstäglichen Blick in den Immobilienteil ihrer Tageszeitung verzichten würden, so spielt heute das Zeitungsinserat in der Vermietung keine Rolle mehr. Die Portale – Immoscout24 und mittlerweile einige Wettbewerber – bringen Anbieter und Interessenten zusammen. So verzeichnet die Plattform Immoscout24 rund 13,5 Millionen Besucher pro Monat. Allein Ende 2019 waren 425.000 Immobilienanzeigen inseriert.
Zu Beginn vor allem als Kontakt- und Matchingdienstleistung konzipiert, wird heute über die Portale bereits einiges aus den Prozesswelten der Immobilienverwalter (ob Wohnungsunternehmen oder privater Klein-Vermieter) abgebildet. Selbstauskünfte und Vorqualifikation erfolgen schon beim Erstkontakt durch den Interessenten, und dem Immobilienverwalter werden entscheidungs- und mietvertragsrelevante Daten digital verfügbar. Dies ist dann prozessual der Einstieg in ein digitales Interessentenmanagement.
Prozessualer Einstieg in das digitale Interessentenmanagement
Natürlich findet sich bei vielen Wohnungsunternehmen noch der Interessentenbogen in Papier oder ein Post-it mit dem Namen eines bevorzugten Kandidaten auf der Wohnungsakte. Doch das digitale Interessentenmanagement ist auf dem Vormarsch: Längst gibt es leistungsfähige Instrumente, die Wohnungsangebote und Interessenten gegeneinander abgleichen, automatisch an geeignete Interessenten Exposees versenden, online Terminvereinbarungen zur Wohnungsbesichtigung ermöglichen und später sicherheitshalber Erinnerungsnachrichten versenden, damit die Termine auch zustande kommen. Etwa ein Drittel der deutschen Wohnungsunternehmen baut derzeit solche Systeme auf oder nutzt bereits einige der Funktionalitäten. Die privaten Klein-Vermieter nutzen eine ganz ähnliche Prozessunterstützung schon als Angebot des jeweiligen Vermietungsportals. Und eine zu jeder Tages- und Nachtzeit mögliche Wohnungsbesichtigung mittels VR-Unterstützung vermag die zeitraubende Terminkoordination in Zukunft abzulösen.
Praktisch alle kundenbezogenen Prozesse verändern sich durch weitere Digitalisierungsimpulse
In den nächsten Monaten möchten wir Ihnen Einblicke geben in das Im Vordergrund steht dabei zumeist die Bearbeitung der vielfältigen Kundenanfragen. Nach aller Erfahrung muss der Immobilienverwalter pro Jahr je Wohnung mit 3,5 bis 5 Kontaktaufnahmen seitens der Mieter oder Mietinteressenten rechnen. Das sind für ein Wohnungsunternehmen mit 5.000 Wohnungen demzufolge rund 20.000 relevante Kontakte. Diese Kontaktflut sicher zu erfassen, präzise abzuarbeiten und bei Rückfragen auskunftsfähig zu bleiben, erfordert leistungsfähige Instrumente zur massenhaften Prozessbearbeitung und Datenverwaltung. Das Thema ist für große Immobilienverwalter von so herausragender Bedeutung, dass sich bereits nach wenigen Jahren der fachlichen Arbeit so etwas wie ein Branchenstandard herauskristallisiert: leistungsfähige CRM-Systeme, gekoppelt mit CTI (Computer Telephony Integration) und leistungsfähigen, d. h. prozessintegrierten Datenmanagementsystemen.
